Ser dono de um escritório de advocacia é sonho de muitos profissionais da área, uma vez que existe uma certa autonomia para gerir o seu próprio negócio e de implementar as próprias decisões sem precisar recorrer a hierarquia para realizá-las. Essa independência permite que os advogados tenham liberdade para autonomia de conquistar novos clientes e de trabalhar no ramo em que considerar adequado. Além disso, ser um empreendedor em seu próprio escritório contribui para uma experiência profissional vista de um novo ângulo, com uma grande carga de aprendizado que se traduz em um diferencial de mercado.
Modernizar o seu escritório de advocacia é essencial para se destacar nesta área e ganhar o destaque merecido. A nuvem da Microsoft é a escolha perfeita para quem deseja modernizar-se e garantir que todos os dados sensíveis da empresa estejam seguros. Quer um exemplo?
A quantidade de arquivos dentro de um escritório é muito grande, afinal, são muitos processos a serem consultados e muitos materiais a serem estudados. Se os arquivos de sua empresa estiverem apenas em lugares físicos – arquivos, pen drives e servidores físicos –, você pode colocar muito trabalho a perder. A nuvem da Microsoft é segura e, por trás dela, existe um data center preparado para proteger com máxima eficiência os dados sensíveis das empresas.
O Microsoft 365 pode te atender perfeitamente nesse sentido: é o Office que você já conhece, só que na nuvem, que permite a você e a seus colaboradores acessarem o Excel, Word, PowerPoint a qualquer momento, de qualquer lugar. Se você estiver em campo, não perde mais oportunidades de negócio por conta de uma planilha que ficou no escritório: você tem tudo em mãos, facilmente editável, a um clique, seja no seu celular, tablet ou desktop.
Seus colaboradores também podem editar, ao mesmo tempo, a mesma planilha, aumentando a colaboração e a produtividade. O resultado? Menos tempo para finalizar um trabalho que, antigamente, levaria horas para ficar pronto.
Para os que já conhecem outras soluções parecidas no mercado, atentem-se para os diferenciais inovadores:
1 – Integração e compatibilidade
Você já tentou aplicar alguma fórmula do Excel ou comando em outra ferramenta online que não era compatível? Com o Microsoft 365 você não tem esse tipo de problema. As ferramentas foram estruturadas para atuar de forma integrada entre si e todos os principais softwares da Microsoft como Excel, Word, Power Point, incluindo o Outlook com um e-mail personalizado e recursos eficiente para a sua empresa;
Este nível de integração também de estende aos servidores que o pacote oferece (como SharePoint, Exchange, Skype for Business/Teams, Yammer, dentre outros). Você não precisa pagar desenvolvedor para integrar os módulos nem acabar fazendo uma “colcha de retalhos” pois as aplicações já são todas, nativamente, integradas.
2 – Segurança e conformidade de dados
Sabemos que muitas empresas têm adotado a computação em nuvem para aumentarem sua produtividade e otimizar seus processos de negócios. Por este motivo, é fundamental que o fornecedor de nuvem tenha comprometimento com a segurança e compliance dos dados na plataforma.
A Microsoft leva muito a sério esse assunto e por isso segue padrões rígidos de segurança em seus data centers. O Microsoft 365 atende uma série de padrões de segurança, como por exemplo: ISO/IEC 27018, que proíbe o uso de informações pessoais para fins de publicidade, ISO 27001 que é a norma padrão para gestão da segurança da informação, cláusulas Modelo da UE, HIPAA e Federal Information Security Management Act.
Além de todos esses padrões de segurança, a Microsoft disponibilizou uma série de recursos corporativos no Microsoft 365 para que profissionais advogados e escritórios de advocacia possam atender aos mais altos padrões de conformidade:
- Proteção de informações confidenciais com RMS que criptografa documentos sensíveis da empresa
- Prevenção contra vazamento de informações sigilosas com DLP
- Processos de descoberta eletrônica de informações para litígio e investigação civil
- Gerenciamento de todo o ciclo de vida dos documentos da empresa
- Políticas de gerenciamento de informações
- Regras de transporte de e-mail evitando o envio de informações de confidenciais ou conteúdo improprio
- Logs de auditoria
3 – Mobilidade do seu escritório
Sem tempo para uma reunião presencial ou teve um imprevisto de última hora? Com o melhor do Skype for Business e do Teams você se conecta por meio de mensagens instantâneas, conferência de áudio, vídeo e acompanhamento de apresentações no PowerPoint. Tudo online, como nos filmes futuristas de poucos anos atrás.
É muito comum que advogados estejam mais tempo fora do escritório do que dentro. Por isso é importante que eles continuem tendo acesso a seu e-mail corporativo, documentos e informações que teriam acesso se estivessem em suas mesas.
Os benefícios das reuniões online proporcionam ao advogado uma otimização de toda sua logística e economiza dinheiro pois se conecta com qualquer colaborador, cliente, parceiro de negócios ou fornecedor através da internet com o Skype for Business e com o Teams, reduzindo seus custos com despesas de viagens (combustível, táxi/Uber, reservas em hotéis, passagens aéreas, etc.).
Nesse tipo de reunião a experiência é muito semelhante à uma reunião presencial. Acompanhe as possibilidades:
- Suporte à Windows, Mac e dispositivos móveis (iOS e Android)
- Reuniões online com capacidade para até 250 pessoas por sala
- Chamadas de voz com áudio criptografado
- Videoconferências em alta definição HD
- Agendamento de reuniões online via Outlook
- Compartilhamento de tela, programas e apresentações do PowerPoint
- Acesso remoto entre participantes
- Mensagens instantâneas
- Gravação de reuniões para posterior consulta
- Acesso de convidado sem necessidade de instalação de software
- Área de arquivos compartilhados para todos acessarem
- Ferramenta de votação para levantamento rápido de informações
Através do Microsoft 365 para smartphones e tablets, os advogados conseguem acessar seus documentos armazenados no Sharepoint Online ou no OneDrive corporativo, ter acesso a seus e-mails, conversar com seus colegas de trabalho e parceiros através do Skype for Business ou Teams, além de acesso a outras ferramentas de praticamente qualquer lugar.
4 – Colaboração e armazenamento
Na área jurídica, é muito comum a necessidade de se ter vários profissionais trabalhando em um mesmo documento ao mesmo tempo. Em um mesmo processo podemos ter mais de um advogado envolvido.
Já se pegou fazendo alguma destas perguntas abaixo:
- Como controlar as várias versões de um mesmo documento que vão sendo criadas ao longo do tempo?
- Como saber o que, exatamente, cada um alterou no documento?
- Como manter um fluxo de trabalho produtivo com arquivos de processos vindos do tribunal ou com as petições geradas?
- Como implementar o seu GED (Gestão Eletrônica Documental) de forma efetiva e eficaz com uma ferramenta robusta e intuitiva que me proporcione um bom armazenamento, organização e busca de documentos?
- Com engajar meu escritório colaborando com minhas equipes em um espaço de trabalho colaborativo e controlado?
A resposta para esta pergunta é uma só: Microsoft SharePoint!
O SharePoint capacita o trabalho em equipe com sites de equipe produtivos e dinâmicos para cada equipe de projeto, departamento e divisão. Compartilhe arquivos, dados, notícias e recursos. Personalize o site para simplificar o trabalho da equipe. Colabore de forma fácil e segura com membros da equipe dentro e fora da organização, em PCs, Macs e dispositivos móveis.
Funciona como um Pen Drive virtual de 1 TB de armazenamento.você não precisa mais salvar seus arquivos na área de trabalho. Tenha uma cópia de segurança das suas planilhas com possibilidade de compartilhar para atualização simultânea.
Com o SharePoint seu escritório pode dizer adeus às pilhas de papéis e começar a trabalhar de forma digital com processos, petições e demais documentos digitalizados e indexados na plataforma para uma eficiente
busca eletrônica e recuperação de arquivos.
Otimize processos de negócios orientados que utilizam papel para Microsoft SharePoint e entregue os documentos e metadados para compartilhamento e acesso por todos os colaboradores da empresa.
Assista abaixo a parte 1/2 do vídeo onde eu falo sobre todos estes recursos:
Modernize seu escritório de advocacia com a melhor solução de ferramentas corporativas para advogados.
Gostou?
Caso você seja um advogado ou está a frente de um escritório de advocacia e quer testar, gratuitamente, esta plataforma com todas estas opções por 30 dias, mande um e-mail para contato@visionsharetecnologia.com que agendamos uma demonstração e providenciamos uma conta de testes.
